Quali sono i nuovi Model Standing Orders 2026 dell’India? Le 10 principali novità in materia di compliance che le Risorse Umane devono conoscere

L’India ha formalmente notificato i Model Standing Orders 2026 (SO), rendendo operativo il nuovo quadro normativo del Paese in materia di diritto del lavoro. I MSO 2026 sono stati emanati specificamente ai sensi dell’Industrial Relations Code 2020 (IR Code). La stessa notifica precisa che tali disposizioni sono state adottate in conformità alla Sezione 29(1) dell’IR Code 2020.

Tuttavia, gli Standing Orders non sono limitati, sul piano operativo, alle sole disposizioni dell’IR Code. Essi integrano e richiamano gli obblighi previsti dagli altri Codici del lavoro, tra cui:

I nuovi Regolamenti sono stati concepiti per standardizzare le pratiche occupazionali e garantire maggiore chiarezza procedurale nei rapporti tra datori di lavoro e dipendenti nei settori minerario, manifatturiero e dei servizi in tutta l’India.

Componente chiave delle riforme del diritto del lavoro in India

Questo quadro definisce standard normativi di riferimento che regolano la classificazione dei lavoratori, le presenze, i turni, la gestione delle ferie, il pagamento degli stipendi, i trasferimenti, le procedure disciplinari, la cattiva condotta e le pratiche di licenziamento. Gli SO sono suddivisi in programmi specifici per settore che disciplinano il lavoro nelle attività minerarie, nel settore manifatturiero e negli stabilimenti operanti nel settore dei servizi.

In base all’IR Code, gli stabilimenti soggetti agli obblighi in materia di SO devono adottare direttamente gli SO emanati dal Governo oppure predisporre propri Standing Orders certificati, conformi ai requisiti previsti dalla legge.

Definizione formale delle categorie dei lavoratori

Uno degli aspetti commercialmente più importanti del nuovo quadro è la classificazione formale dei lavoratori in categorie occupazionali chiaramente definite. Gli SO riconoscono lavoratori a tempo indeterminato, lavoratori temporanei, apprendisti, lavoratori in prova, sostituti, dipendenti a tempo determinato e lavoratori occasionali.

Categoria	Descrizione
Lavoratore a tempo indeterminato	Dipendente assunto regolarmente per lavoro continuativo. Il lavoratore acquisisce generalmente lo status di lavoratore a tempo indeterminato dopo aver completato con esito positivo un periodo di prova di 6 mesi. Il periodo non lavorato a causa di ferie o altre assenze, infortuni, scioperi o serrate continua a essere conteggiato ai fini del periodo di prova.
Lavoratore temporaneo	Lavoratore assunto per un’attività di breve durata, destinata a concludersi entro un periodo di tempo limitato.
Apprendista	Tirocinante che acquisisce competenze nell’ambito di un contratto formale di apprendistato disciplinato dall’Apprentices Act del 1961.
Lavoratore in prova	Lavoratore assunto per una posizione permanente, ma ancora in fase di valutazione. Il periodo di prova è normalmente di 6 mesi e può essere prolungato per ulteriori 3 mesi in base alle prestazioni.
Lavoratore in sostituzione	Lavoratore sostituto, assunto temporaneamente al posto di un dipendente a tempo indeterminato o in prova, temporaneamente assente. Se il sostituto continua a lavorare per un periodo sufficientemente lungo, il suo contratto può trasformarsi a tempo indeterminato.
Dipendente a tempo determinato (FTE)	Lavoratore assunto per un periodo specifico, con contratto scritto. Ha diritto ad uno stipendio e a benefici simili a quelli dei lavoratori a tempo indeterminato che svolgono attività similari. Il suo rapporto di lavoro termina automaticamente alla scadenza del periodo contrattuale.
Lavoratore occasionale	Lavoratore impiegato per lavori saltuari, occasionali o di natura meramente temporanea, prive di carattere continuativo o di lungo periodo.

Queste distinzioni sono particolarmente importanti per i datori di lavoro che vogliono ridurre l’ambiguità riguardo alle procedure di determinazione e conferma dello status lavorativo.

Gli FTE acquisiscono un maggiore riconoscimento giuridico

Gli SO del 2026 rafforzano sostanzialmente il quadro giuridico che disciplina gli FTE (Full-Time Equivalent → Equivalente a tempo pieno). Secondo il nuovo quadro, i dipendenti a tempo determinato assunti tramite contratti scritti hanno il diritto di essere equiparati ai lavoratori a tempo indeterminato in termini di stipendi, orari di lavoro, indennità e benefici previsti dalla legge. I dipendenti a tempo determinato hanno anche diritto alle prestazioni di legge in misura proporzionale e all’indennità di fine rapporto al completamento di un anno di servizio nell’ambito di un contratto a tempo determinato.

Gestione digitale della forza lavoro

Gli SO pongono notevole enfasi sulla tenuta formale dei registri e sulla gestione digitale della forza lavoro. Le aziende o gli uffici HR sono tenuti a rilasciare tessere o badge identificativi contenenti i dati del lavoratore, tra cui qualifica, recapiti, informazioni per le emergenze, fotografia, ecc.

Requisiti per la tenuta dei registri per i dipendenti

In India, i datori di lavoro devono conservare e compilare attentamente i registri di servizio di ogni lavoratore. Questi registri possono essere conservati elettronicamente o fisicamente e devono essere aggiornati regolarmente.

Scheda di servizio e documentazione relativa al rapporto di lavoro

Ogni stabilimento industriale deve conservare una scheda di servizio per ogni lavoratore contenente i principali dettagli della sua posizione. Se i registri sono conservati manualmente, devono essere firmati e verificati da un funzionario autorizzato.

Certificato di servizio al termine del rapporto di lavoro

Quando un lavoratore si dimette, va in pensione, viene licenziato o lascia il lavoro, il datore di lavoro deve emettere un certificato di servizio nel termine di 10 giorni. Il certificato deve indicare la natura delle mansioni svolte, la qualifica ricoperta e la durata del rapporto di lavoro.

Norme operative su turni, presenze e orari di lavoro

Le società devono adottare procedure operative chiare e dettagliate in materia di orario di lavoro, organizzazione dei turni, rilevazione delle presenze e obblighi di comunicazione al pubblico.

I datori di lavoro sono tenuti ad esibire pubblicamente orari di lavoro, orario dei turni, tariffe salariali, giorni festivi e scadenze di pagamento su bacheche fisiche o elettroniche e portali aziendali in Hindi, Inglese e nella lingua locale di riferimento.

Gestione dei turni

I datori di lavoro possono adottare più turni di lavoro e trasferire lavoratori tra i vari turni e attività in base alle esigenze operative.

È importante sottolineare che la sospensione o la riattivazione dei turni richiede generalmente quanto segue:

Preavviso di 21 giorni ai lavoratori interessati, e
Comunicazione alle organizzazioni sindacali registrate, ove applicabile.

In determinate circostanze, le modifiche apportate per motivi di emergenza possono essere esenti dall’obbligo del preavviso.

Gestione delle presenze dei dipendenti

La gestione delle presenze può essere effettuata tramite sistemi biometrici, sistemi basati su altri identificativi personali o altri meccanismi digitali autorizzati. Gli SO chiariscono inoltre che i ritardi abituali o le assenze non autorizzate possono comportare decurtazioni salariali ai sensi del Codice sui Salari, 2019.

Quadro strutturato in materia di ferie e permessi

Il documento stabilisce una procedura strutturata per la richiesta, l’approvazione, il rifiuto e la proroga di ferie e permessi.

Regole generali in materia di ferie e permessi

Gli SO prevedono una procedura formale per la richiesta di ferie o permessi negli stabilimenti industriali. I lavoratori sono generalmente tenuti a richiedere l’autorizzazione almeno sette giorni prima e i datori di lavoro devono comunicare l’autorizzazione, il rifiuto o il rinvio entro i termini stabiliti.

Ferie o permessi non possono essere richiesti automaticamente come diritto e devono essere autorizzati dal datore di lavoro o dal funzionario preposto. Le regole prevedono inoltre che i datori di lavoro forniscano in forma scritta le motivazioni di rifiuto o di posticipo della richiesta.

Ai lavoratori è, inoltre, vietato svolgere altre attività lavorative o a scopo di lucro durante l’assenza.

Norme in materia di permessi per motivi personali

I lavoratori possono usufruire di un congedo temporaneo retribuito fino a 10 giorni nell’arco di un anno solare. I permessi occasionali sono previsti per esigenze di breve durata, urgenti o impreviste e sono generalmente limitati a un massimo di tre giorni consecutivi per volta, salvo nei casi di malattia o di emergenza.

È normalmente previsto che il lavoratore, per usufruire del congedo occasionale, ne ottenga preventivamente l’autorizzazione. Tuttavia, quando questo non è possibile, il lavoratore deve dare comunicazione della sua assenza e della durata prevista, prima possibile, al datore di lavoro o al funzionario preposto.

Confronto: Regole Generali per ferie e permessi vs Regole per congedo occasionale
Ambito	Regole generali per ferie e permessi	Regole per il congedo occasionale
Obiettivo	Riguarda le procedure generali e le autorizzazioni di ferie e permessi	Relative ad assenze brevi o impreviste
Avviso anticipato	Normalmente 7 giorni prima dell’assenza	È generalmente richiesta un’autorizzazione preventiva, ma è prevista la flessibilità in caso di emergenza
Risposta del datore di lavoro	Autorizzazione o rifiuto devono essere comunicati formalmente	Di solito più veloce e flessibile
Durata	Dipende dalla legge applicabile o dalla politica aziendale	Massimo 10 giorni all’anno
Limiti di assenze consecutive	Nessun limite specifico citato	Normalmente limitato a 3 giorni alla volta
Procedura di estensione	Richiesta di autorizzazione formale di proroga dell’assenza	Generalmente previsto per brevi assenze
Situazioni di emergenza	Decisioni nello stesso giorno possibili per richieste di congedo urgenti	Assenza urgente consentita con ulteriore comunicazione

Pagamento dello stipendio a un dipendenteI

I MSO stabiliscono termini e procedure che i datori di lavoro devono rispettare per il pagamento delle retribuzioni ai lavoratori, in funzione della natura del loro ciclo di lavoro e della retribuzione.

Il datore di lavoro deve esporre pubblicamente i periodi salariali e le date di pagamento su bacheche fisiche o portali elettronici in Hindi, Inglese e nella lingua locale. Il datore di lavoro deve inoltre pagare gli stipendi con metodi tracciabili – tramite bonifico bancario o assegno.

In caso di licenziamento, riduzione del personale o dimissioni o cessazione del rapporto di lavoro dovuta alla chiusura dello stabilimento, il datore di lavoro deve corrispondere tutte le retribuzioni ancora dovute entro due giorni lavorativi.

Gli SO vietano ai datori di lavoro di effettuare decurtazioni non autorizzate della retribuzione. Eventuali trattenute, sanzioni pecuniarie o recuperi possono essere applicati esclusivamente nel rispetto delle disposizioni del Codice sui salari, 2019.

Clausole di riservatezza e conflitto di interessi

Gli SO impongono ai lavoratori rigorosi obblighi in materia di riservatezza. I lavoratori non possono asportare documenti aziendali, divulgare informazioni relative ai processi produttivi o alle attività operative, né condividere informazioni riservate senza previa autorizzazione scritta.

Ai dipendenti è inoltre vietato, salvo preventiva autorizzazione, svolgere attività lavorative in concorrenza con il datore di lavoro o comunque in contrasto con i suoi interessi.

Il quadro normativo definisce inoltre gli standard di condotta sul luogo di lavoro, individuando un ampio elenco di illeciti disciplinari, tra cui furto, insubordinazione, assenteismo reiterato, stato di alterazione dovuto all’alcol durante l’orario di lavoro, sabotaggio, scioperi illegali, aggressioni, falsificazione di documenti, rifiuto di utilizzare i dispositivi di sicurezza e molestie sessuali.

Procedure disciplinari e di indagine formalmente codificate

Uno degli aspetti più importanti dei MSO è la codifica dettagliata delle procedure disciplinari e interne di indagine.

Il quadro stabilisce le regole che disciplinano la sospensione in attesa di indagine, le scadenze per le indagini, i diritti di rappresentanza dei dipendenti, i meccanismi di appello e i diritti all’indennità di sussistenza. I dipendenti sospesi hanno diritto a ricevere il 50% dello stipendio nei primi 90 giorni di sospensione e il 75% successivamente, qualora il ritardo non sia attribuibile al dipendente.

Gli SO riconoscono inoltre ai dipendenti il diritto di impugnare eventuali sanzioni disciplinari entro 21 giorni, presentando ricorso alle autorità d’appello competenti.

Le principali 10 regole pratiche per datori di lavoro e risorse umane secondo i Model Standing Orders indiani

Trattare i MSO come quadro normativo di riferimento per la governance della forza lavoro

Gli SO esulano dalla tradizionale conformità al lavoro e stabiliscono un quadro di governance standardizzato che riguarda la gestione della forza lavoro, la gestione disciplinare, la gestione delle retribuzioni, i sistemi di frequenza e i controlli operativi. I datori di lavoro devono quindi includere i MSO nelle attuali politiche HR, nei contratti di lavoro e nelle strutture di governance interna, piuttosto che trattarli come un requisito autonomo della legislazione sul lavoro.

Eliminare l’ambiguità nella classificazione dei lavoratori

Le attuali leggi sul lavoro in India prevedono una classificazione formale dei lavoratori, che riduce le ambiguità relative all’inquadramento dei rapporti di lavoro informali. I datori di lavoro devono definire chiaramente lo status occupazionale al momento dell’assunzione e garantire la coerenza tra contratti, sistemi di gestione delle buste paga, gestione dei benefici e dei registri interni delle risorse umane per ridurre al minimo le controversie legate alla classificazione.

Utilizzare strategicamente l’impiego a tempo determinato

Gli SO rafforzano il riconoscimento giuridico del lavoro a tempo determinato, escludendo espressamente la scadenza dei contratti a tempo determinato dalla definizione di riduzione del personale. Questo offre alle imprese maggiore flessibilità della forza lavoro per attività basate su progetti, stagionali e basate sulla domanda. Tuttavia, i datori di lavoro devono garantire la parità salariale, il rispetto dei benefici di legge e contratti scritti accuratamente redatti per evitare la futura esposizione ai contenziosi.

Dare priorità alla digitalizzazione della gestione amministrativa del personale

Il quadro normativo del lavoro in India favorisce di gran lunga la conformità supportata dalla tecnologia tramite registri di servizio elettronici, sistemi digitali delle presenze, bacheche elettroniche e pratiche di documentazione centralizzata. Un’infrastruttura integrata HRMS e gestione paghe diventerà sempre più essenziale che opzionale.

Creare procedure disciplinari e d’indagine difendibili

La codificazione delle procedure di sospensione, indagine, appello e indennità di sussistenza aumenta il controllo procedurale nelle questioni disciplinari. I datori di lavoro devono standardizzare i quadri di indagine nazionali, formare il personale HR e manageriale sui principi di equità procedurale e mantenere una documentazione dettagliata.

Formalizzare i controlli operativi riguardo ai turni e alle presenze

I nuovi SO prevedono una maggiore flessibilità operativa nella gestione dei turni, dei trasferimenti e dei sistemi delle presenze, in particolare per attività continuative e lavori su più turni. Tuttavia, tale flessibilità comporta anche il rispetto di specifici obblighi procedurali. L’adozione di prassi operative informali potrebbe infatti esporre l’organizzazione a rischi di non Considerare l’amministrazione delle retribuzioni come un’area di rischio normativo

Considerare la gestione delle buste paga come un’area di rischio normativo

La riduzione dei termini per la liquidazione delle competenze salariali a seguito di dimissioni, licenziamento, riduzione del personale o cessazione dell’attività aumenta significativamente la pressione sulla conformità normativa in materia di gestione delle retribuzioni. I datori di lavoro che gestiscono organici numerosi o caratterizzati da alti livelli di turnover dovrebbero potenziare l’automazione dei processi di payroll, le procedure di liquidazione e i sistemi autorizzativi, al fine di evitare ritardi che potrebbero dar luogo a controversie o a interventi da parte delle autorità competenti.

Rafforzare le misure di tutela della riservatezza e di prevenzione dei conflitti di interesse

Il quadro normativo complessivo fornisce ai datori di lavoro una base giuridica più chiara per disciplinare la divulgazione di informazioni riservate, le attività lavorative secondarie, le attività imprenditoriali concorrenti e le condotte illecite sul luogo di lavoro. Le imprese dovranno pertanto riesaminare le clausole di riservatezza, i codici di condotta, le procedure di gestione dei dati e gli obblighi di dichiarazione dei conflitti di interesse, al fine di garantirne l’allineamento con il più ampio quadro normativo in materia di condotta dei lavoratori.

Standardizzare le politiche sulla mobilità e sul trasferimento della forza lavoro

I datori di lavoro devono assicurarsi che i contratti di lavoro contengano l’espressa autorizzazione ai trasferimenti, quando operativamente necessari, e che le politiche di mobilità preservino la continuità del servizio, dei salari e delle condizioni di impiego come richiesto dal quadro normativo.

Integrare la conformità in materia di lavoro nella più ampia pianificazione della continuità aziendale

I MSO introducono obblighi strutturati in relazione alle interruzioni operative, alle chiusure temporanee, alle epidemie e alle sospensioni dell’attività lavorativa. Le imprese devono pertanto integrare gli aspetti di conformità alla normativa del lavoro nei propri piani di gestione delle crisi, continuità della forza lavoro e resilienza operativa, così da garantire risposte conformi alla legge in caso di eventi che incidano sulla produzione o sull’impiego del personale.

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