Scegliere il nome di un’azienda in India: approfondimenti legali e strategici

In India, la selezione di un nome aziendale efficace è una decisione strategica di branding, oltre che un obbligo legale. Un nome scelto con attenzione può aiutarti a stabilire un’identità di marca distintiva e garantire la conformità ai requisiti normativi per l’approvazione e la registrazione preliminare del nome.

India Briefing ti guida attraverso il processo di definizione del nome aziendale nel quadro giuridico indiano.

In India, registrare in via preliminare la denominazione aziendale è il primo passo fondamentale nel processo di avvio di una nuova attività o di registrazione di una società. Gli interessati devono effettuare una attenta ricerca di nomi, verificare la loro disponibilità presso il Ministero degli Affari Societari (MCA) e ottenere l’approvazione tramite il servizio RUN (Reserve Unique Name). Questo passaggio garantisce che il nome selezionato sia unico e legalmente protetto dall’utilizzo da parte di altri.

In base al Companies Act del 2013, un nome può essere prenotato solo in concomitanza con la costituzione di una società. Non è possibile prenotare un nome senza registrare l’attività presso l’MCA. Per chi non è ancora pronto ad avviare l’attività, è possibile costituire la società e mantenerla in stato di inattività (società dormiente) fino a quando l’impresa non sarà pronta per il lancio.

Secondo il Companies Act del 2013, un nome aziendale distintivo stabilisce una chiara identità legale e favorisce una forte presenza del marchio. Garantisce inoltre la conformità alle principali normative, tra cui le Companies (Incorporation) Rules del 2014, il Trade Marks Act del 1999 e l’Emblems and Names (Prevention of Improper Use) Act del 1950. Assicurandosi un nome esclusivo, la società riduce al minimo il rischio di contenziosi legali e rafforza il proprio riconoscimento sul mercato.

Modalità di registrazione preliminare della denominazione aziendale

In India ci sono due modalità per registrare il nome di un’azienda. L’azienda deve scegliere quella che soddisfa le sue esigenze: una registrazione autonoma tramite il RUN o una registrazione integrata tramite SPICe+.

Registrazione di nome unico (RUN)

Il servizio RUN del MCA consente la registrazione autonoma del nome o la modifica del nome per un’azienda esistente. Il portale online è un servizio in rete fondamentale che semplifica queste attiità ed elimina la necessità delle firme digitali.

Categorie di società ammesse alla registrazione preliminare del nome tramite RUN

Il servizio RUN supporta la prenotazione del nome per diversi tipi di società, ognuna delle quali richiede suffissi specifici per la sua identificazione. Questi includono:

1. Società a Responsabilità Limitata (Private Limited Companies),
2. Società rif. Articolo 8,
3. Società IFSC (IFSC Companies),
4. Società illimitata (Unlimited Companies),
5. Società Nidhi (Nidhi Companies),
6. Società di produzione (Producer Companies), e
7. Società unipersonale (One-Person Companies – OPC).

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Proforma semplificata per la costituzione digitale di società attraverso Plus (SPICe+) Parte A

Il programma SPICe+ è diviso in due parti:

• SPICe+ Parte A integra la prenotazione del nome all’interno del processo di costituzione societaria. Questo significa che una nuova società completa la selezione del nome e i dettagli iniziali della costituzione in un’unica domanda
• La procedura passa quindi alla Parte B per l’identificazione dell’amministratore, le registrazioni fiscali e le altre registrazioni obbligatorie.

RUN è un servizio di pre-costituzione, utilizzato principalmente per riservare un nome in anticipo o modificare il nome di una società/LLP esistente.

SPICe+ è un modulo di costituzione completo, in cui la prenotazione del nome (tramite la Parte A) è uno dei passaggi integrati.

Se si è certi di procedere immediatamente con la costituzione, utilizzare SPICe+. Utilizzare RUN solo se si desidera assicurarsi un nome in anticipo o modificare il nome di un’entità esistente.

Linee guida per la formulazione del nome di un’azienda

Secondo le normative del MCA, la proposta di ogni denominazione aziendale deve essere conforme a specifiche convenzioni. Un nome aziendale valido include in genere i tre elementi seguenti:

1. Componente unico o distintivo, parola o frase che differenzia chiaramente l’azienda dalle entità esistenti.
2. Descrizione aziendale o termine che designa l’attività: facoltativo, ma spesso utilizzato per indicare la natura aziendale.
3. Suffisso appropriato, ad esempio “a responsabilità limitata” o “OPC”, a seconda del tipo di società.

Condizioni e restrizioni per l’approvazione del nome dell’azienda

Quando si chiede di riservare il nome di una società, è essenziale garantire il pieno rispetto delle linee guida del MCA sulla denominazione. Il mancato rispetto di questi standard può comportarne il rifiuto.

Il nome proposto deve essere unico e non deve somigliare eccessivamente a quello di una società o LLP già esistente. Inoltre, il nome non deve:

1. Includere termini riservati come “Banca”, “Nazionale” o “Riserva”, che richiedono l’approvazione preventiva del governo centrale in base alla Normativa 8B.
2. Contenere parole vietate dalla Normativa 8A o limitate dalla legge su marchi e nomi (divieto di uso improprio).

Prima di presentare la domanda attraverso il RUN, si consiglia ai richiedenti di verificare sia lo strumento di disponibilità del nome sul sito MCA sia il database dei marchi di IP India, per evitare conflitti con marchi già esistenti.

Passaggi per prenotare il nome di un’azienda utilizzando il servizio RUN

Per avviare il processo di prenotazione del nome tramite la funzione RUN sul portale MCA, attenersi alla seguente procedura:

1. Accedere al portale MCA utilizzando le credenziali di registrazione utente.
2. Una volta effettuato l’accesso, entrare nella sezione “Servizi aziendali” della dashboard.
3. Fare clic sull’opzione ESEGUI per iniziare il processo di prenotazione del nome.
4. Prima di procedere, consultare le Regole aziendali (di costituzione) del 2014 per assicurarsi che il nome proposto soddisfi i requisiti normativi ed evitare un potenziale rifiuto.
5. Immettere i nomi proposti e le altre informazioni richieste nel modulo RUN.
6. Selezionare “Controllo automatico” per eseguire un controllo iniziale del sistema alla ricerca di errori o conflitti con i nomi esistenti.
7. Se non vengono rilevati problemi, cliccare sul pulsante “Invia” per completare la richiesta di prenotazione del nome scelto.

Estensione della validità della prenotazione del nome aziendale

Secondo le regole del RUN, il nome aziendale prenotato ha una validità di 20 giorni a partire dalla data di approvazione. Se è necessario un periodo di tempo aggiuntivo, è possibile chiedere una proroga della validità come segue:

• Fino a 40 giorni in totale, pagando una tariffa aggiuntiva di 1.000 INR (11,6 USD).
• Fino a 60 giorni in totale (prima del 40° giorno), pagando una tariffa aggiuntiva di 2.000 INR (23,2 USD).
• Fino a 60 giorni in totale (prima della scadenza originale di 20 giorni), pagando una commissione di 3.000 INR (34,8 USD).

Per richiedere un’estensione della validità, accedere al portale MCA e selezionare RUN > Estensione della prenotazione, inserire il numero di richiesta del servizio (SRN) e versare la relativa tariffa.

Passaggi successivi all’approvazione

Per i richiedenti che avviano il processo tramite RUN, una volta approvato il nome, procedere come segue:

1. Presentare il modulo elettronico MGT-14, in base a quanto previsto dal Companies Act 2013, per registrare la delibera del consiglio di amministrazione sulla modifica dell’atto costitutivo e dello statuto.
2. Presentare il modulo elettronico INC-24, secondo quanto previsto dall’Articolo 29 delle Companies (Incorporation) Rules, 2014, per ottenere l’approvazione del Governo centrale sul cambio di nome.
3. Ricezione del Certificato di Costituzione aggiornato. Questo contiene la denominazione aziendale appena approvata.

Per le nuove società, registrare il nome tramite SPICe+; dopo l’approvazione del nome tramite SPICe+ Parte A, procedere alla Parte B per completare il processo di costituzione, che prevede:

• la richiesta dei numeri di identificazione degli amministratori (DINO);
• l’assegnazione del numero di conto permanente (PAN) e del numero di conto per la deduzione e la riscossione delle imposte (TAN);
• la registrazione del numero di identificazione ai fini dell’imposta su beni e servizi (GSTIN) (se prevista);
• la registrazione automatica presso l’Ente per il Fondo di Previdenza dei Dipendenti (EPFO) e la Società di Assicurazione Statale dei Dipendenti (ESIC);
• l’apertura di un conto corrente bancario aziendale.

Una volta che tutti i documenti sono stati verificati e approvati, il Registro delle Imprese (RoC) rilascia il Certificato di Costituzione, registrando ufficialmente l’azienda.

(Con il contributo di Archana Rao.)

(1 dollaro USA = 86,19 INR)

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