Perché le PMI straniere optano per l’outsourcing delle buste paga in India

Posted by Written by Archana Rao Reading Time: 8 minutes

Molte PMI indiane, comprese quelle straniere, stanno optando per servizi di gestione delle paghe in outsourcing per alleggerire gli oneri di conformità e concentrarsi sugli obiettivi di crescita relativi alle attività aziendali principali

In India, spesso le imprese incontrano difficoltà nel gestire in modo efficiente la propria forza lavoro e le relative spese. Gli obblighi di conformità e i costi legati ai dipendenti sono motivo di grande preoccupazione per le imprese. Le soluzioni digitali e i servizi delle organizzazioni professionali dell’impiego (PEO), però, hanno permesso a molte aziende di ridurre gli oneri associati agli obblighi e ai costi delle risorse umane.

Non sorprende quindi che il settore dell’outsourcing delle retribuzioni abbia registrato un forte aumento negli ultimi anni. Secondo le stime degli esperti, questo mercato potrebbe passare da 11,17 miliardi di dollari nel 2023 a 12,01 miliardi di dollari nel 2024, con un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 7,5%. Secondo alcune previsioni, il mercato raggiungerà i 16,12 miliardi di dollari entro il 2028.

Secondo una ricerca condotta dalla società di consulenza globale Deloitte, una parte significativa delle società di tutto il mondo, in Nord America, America Latina, EMEA (Europa, Medio Oriente e Africa) e APAC (Asia-Pacifico), sceglie di delegare le attività di gestione delle buste paga a fornitori esterni. Questa pratica si sta diffondendo sempre di più anche in India, dove le aziende cercano di ottimizzare l’efficienza delle loro operazioni di elaborazione delle buste paga.

Accentrare le operazioni di payroll e dare priorità alle iniziative strategiche può aiutare a snellire la tenuta dei registri e a garantire un’elaborazione tempestiva e accurata delle retribuzioni dei dipendenti in India. Quando le aziende iniziano ad assumere dipendenti, devono immediatamente affrontare diversi obblighi, come la conformità, il pagamento degli stipendi e la copertura contro gli infortuni dei lavoratori. Mentre le grandi aziende di solito assegnano questi compiti a reparti specializzati delle risorse umane, le imprese più piccole o più recenti possono avere difficoltà a giustificare la creazione di strutture dedicate. Esternalizzare queste attività sposta quindi l’onere delle risorse umane a entità esterne specializzate, in grado di gestire vari aspetti della gestione delle risorse umane, tra cui l’amministrazione delle paghe, la gestione dei benefit e la formazione dei dipendenti.

Panoramica globale del livello di complessità della gestione delle paghe e classifica per Paese

Secondo il rapporto Global Payroll Complexity Index (GPCI) 2023, la Francia mantiene il suo status di Paese più complesso nell’elaborazione delle buste paga, mentre Germania, Svizzera, Italia e Canada seguono posizionandosi nei primi cinque posti. Il rapporto GPCI evidenzia che i primi 10 Paesi sono più complessi del 29% rispetto agli altri 30, con Canada, Turchia, Paesi Bassi e Slovacchia ai primi posti, mentre gli Stati Uniti scendono al 14° posto.

Paesi con complessità nella gestione delle paghe

Classifica 2023

Classifica 2021

Francia

1

1

Germania

2

4

Svizzera

3

8

Italia

4

2

Canada

5

30

Polonia

6

6

Turchia

7

36

Paesi Bassi

8

16

Belgio

9

3

Slovacchia

10

26

Australia

11

21

Cina

12

14

Svezia

13

17

Stati Uniti

14

10

Spagna

15

5

Lussemburgo

16

–

Danimarca

17

12

Finlandia

18

20

Irlanda

19

33

Repubblica Ceca

20

27

India

21

25

Austria

22

18

Regno Unito

23

31

Filippine

24

37

Brasile

25

19

Portogallo

26

–

Slovenia

27

–

Russia

28

7

Nuova Zelanda

29

32

Malesia

30

29

Singapore

31

38

Ungheria

32

–

Emirati Arabi Uniti

33

40

Romania

34

22

Messico

35

15

Corea del Sud

36

24

Argentina

37

23

Giappone

38

9

Hong Kong

39

39

Arabia Saudita

40

–

Nonostante le recenti semplificazioni negli Stati Uniti, i problemi persistono, in particolare negli scenari che prevedono l’impiego in più Stati. In particolare, nove dei primi 10 Paesi per complessità nell’elaborazione delle buste paga si trovano in Europa.

Sintesi dei risultati del rapporto GPCI 2023 sulle complessità delle buste paga

  • La Francia rimane il Paese in cui l’elaborazione delle buste paga è più complessa, con un punteggio di complessità di 7,96 su 10, che mostra un aumento del 10% della complessità rispetto al 2021.
  • La posizione dell’India nella classifica della complessità delle buste paga è salita dal 25° posto nel 2021 al 21° posto nel 2023 evidenziando, negli ultimi anni, un aumento degli obblighi legati all’elaborazione delle retribuzioni.
  • L’Arabia Saudita emerge come il Paese meno complesso tra i 40 classificati, al suo debutto nell’indice, forse grazie all’aumento delle imprese internazionali che vi hanno aperto le loro attività, rendendo necessario l’allineamento con le normative globali in materia di retribuzioni.
  • Alcuni Paesi europei come l’Austria, l’Ungheria e la Polonia richiedono una combinazione fra elaborazione manuale e digitale delle buste paga, aumentando la complessità e il potenziale di errore.
  • La Turchia è al secondo posto per aumento della complessità, con un incremento del 30%, mentre gli Emirati Arabi Uniti registrano l’aumento più elevato, pari al 50%.
  • Complessivamente, dal 2021 al 2023, si registra una diminuzione del 6% nella complessità delle buste paga.
  • I primi 10 Paesi sono più complicati del 29% rispetto ai restanti 30. Le deduzioni obbligatorie, i calcoli previdenziali e i tipi di rendicontazione obbligatoria sono i principali fattori di complessità.
  • La complessità delle buste paga varia del 91% dal Paese più complesso a quello meno complesso.
  • Le soluzioni agili e automatizzate per l’elaborazione delle buste paga sono fondamentali per snellire i processi e garantire la conformità alle normative in evoluzione.
  • Per affrontare la complessità delle buste paga nei vari Paesi è necessario adottare innovazione, competenza e soluzioni personalizzate per affrontare le sfide uniche poste dalle strutture governative e sociali.

Perché le società estere preferiscono esternalizzare i servizi di gestione delle buste paga in India

Dato che l’India è una delle economie in più rapida crescita al mondo, è essenziale semplificare le procedure di conformità delle buste paga. Per le aziende straniere che operano in India, affrontare le complesse e mutevoli normative relative alle buste paga può risultare impegnativo e disorientante, il che toglie tempo e risorse preziose che potrebbero essere invece utilizzate per la crescita aziendale. L’outsourcing dei servizi di gestione delle paghe rappresenta una soluzione innovativa in questo contesto.

La gestione interna delle buste paga richiede un’attenzione meticolosa ai dettagli, dal calcolo delle imposte all’emissione tempestiva delle stesse, il tutto mantenendosi aggiornati con le leggi e le normative indiane. Delegare i servizi di payroll a professionisti competenti permette alle aziende internazionali di semplificare le operazioni di gestione delle paghe e delle risorse umane, liberando risorse per le funzioni aziendali principali.

Diversi tipi di aziende possono trarre vantaggio dall’outsourcing della gestione delle buste paga:

  1. Piccole e medie imprese (PMI) con budget limitati: Le risorse e i budget limitati possono impedire alle PMI di gestire reparti paghe interni e indipendenti. L’outsourcing delle complesse attività di gestione delle buste paga a professionisti qualificati può portare ad un sostanziale risparmio di costi e di tempo.
  2. PMI che desiderano accedere a soluzioni digitali: L’outsourcing della gestione delle paghe facilita l’accesso a software sofisticati per l’automazione delle paghe, tipicamente fuori dal budget delle PMI per l’implementazione interna. Ciò consente anche di usufruire di soluzioni tecnologiche avanzate per i processi di gestione interdipartimentali e multifunzionali, che possono essere incluse nel pacchetto di servizi offerti dai fornitori esterni.
  3. Aziende in rapida espansione: Le aziende in crescita possono riscontrare difficoltà nella gestione del tempo e delle risorse dedicate alle buste paga. L’outsourcing permette loro di concentrarsi sugli obiettivi aziendali fondamentali, garantendo al contempo una gestione accurata ed efficiente delle buste paga.

I principali vantaggi funzionali dell’outsourcing della gestione delle paghe includono:

  1. Maggiore conformità alle leggi locali in materia di lavoro e fiscalità: L’outsourcing a esperti locali garantisce l’aderenza alle normative, mantenendo le aziende aggiornate sui cambiamenti normativi senza un significativo investimento di risorse.
  2. Semplificazione della funzione HR: Alleggerendo il carico di lavoro del reparto risorse umane, è possibile focalizzarsi su questioni strategiche e sulle relazioni con i dipendenti, riducendo i costi associati alle operazioni amministrative.
  3. Superamento delle barriere culturali e linguistiche: Le differenze linguistiche e culturali rappresentano una sfida per le aziende straniere in India. Collaborare con un fornitore di servizi payroll che possiede esperienza locale facilita la conformità e fornisce supporto in tempo reale, gestendo efficacemente le sfumature culturali.
  4. Mantenimento della riservatezza e della trasparenza: L’outsourcing della gestione delle retribuzioni riduce il rischio di violazione dei dati sensibili, assicurando la riservatezza e limitando l’accesso ai dettagli delle retribuzioni esclusivamente al personale autorizzato. La collaborazione con un professionista affidabile garantisce la conformità alla sicurezza dei dati mediante soluzioni sicure.

Conformità alle normative sulle buste paga in India

Ogni paese ha una propria serie di leggi in materia di elaborazioni delle retribuzioni, e per gli imprenditori che operano in quel paese, rispettare tali leggi è obbligatorio. In India, un’azienda deve aderire a diverse leggi e adempimenti lavorativi, a seconda della natura delle operazioni e del settore di appartenenza.

I processi di registrazione presso le autorità governative centrali includono:

  1. Ottenimento del numero di conto permanente (Permanent Account Number PAN): necessario per compilare le dichiarazioni fiscali e presentare la dichiarazione dei redditi societari.
  2. Acquisizione del numero di conto fiscale (Tax Account Number TAN) – essenziale per la trattenuta dell’imposta sul reddito alla fonte.
  3. Iscrizione al Fondo previdenziale per i dipendenti (Employee Provident Fund EPF) e al Programma pensionistico per i dipendenti (Employee Pension Scheme EPS) – obbligatorio per le aziende che impiegano più di 20 persone

A livello statale, i processi di registrazione relativi all’elaborazione delle buste paga includono:

  1. Iscrizione all’imposta sulle professioni: applicabile in specifici Stati.
  2. Registrazione per l’Assicurazione statale dei dipendenti (Employee State Insurance ESI): obbligatoria per le aziende con un organico superiore a 10 persone.
  3. Iscrizione al Fondo di previdenza del lavoro: necessaria se applicabile nello Stato specifico.

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Conformità alle leggi in materia di buste paga in India

Previdenza sociale

Stipendi e benefit dei dipendenti

Relazioni industriali

Passività fiscali

The Employee’s Provident Fund and Miscellanous Act, 1952

Labour Welfare Fund Act, 1965

Employee State Insurance Act, 1948

The Payment of Gratuity Act,1972

Payment of Wages Act, 1932

Minimum Wages Act, 1948

Payment of Bonus Act, 1965

Maternity Benefit Act, 1961

Employee Provident Fund Act, 1952

Payment of Gratuity Act

Labour Welfare Fund Act

Employee State Insurance Act

Tax Deducted at Source (TDS)

Comprendere gli obblighi relativi alla gestione delle buste paga

La retribuzione, comunemente nota come busta paga, rappresenta il compenso finanziario che un’azienda eroga ai suoi dipendenti per i servizi resi. Tipicamente, la gestione delle retribuzioni è affidata al reparto contabilità o alle risorse umane, soprattutto nelle organizzazioni di maggiori dimensioni, mentre nelle aziende più piccole, spesso sono i proprietari o gli imprenditori stessi a occuparsi di questi compiti.

  • Creazione di politiche organizzative interne: ad esempio, la politica retributiva che include linee guida per la riscossione delle ferie, benefici, ecc.
  • Definizione degli elementi in busta paga: come la retribuzione di base, la retribuzione variabile, l’LTA e l’HRA.
  • Incorporazione di input aggiuntivi nella busta paga: tra cui le indennità di pasto
  • Calcolo della retribuzione lorda e delle deduzioni: sia legali che non, per determinare la retribuzione netta.
  • Erogazione degli stipendi dei dipendenti.
  • Adempimento degli obblighi: come TDS, PF, ecc., presentando le necessarie documentazioni alle autorità competenti.

Il libro paga di un’azienda comprende l’elenco dei dipendenti e implica il monitoraggio delle ore lavorate, il calcolo della retribuzione e l’erogazione dei pagamenti tramite assegni o depositi diretti. In alternativa, se le aziende preferiscono non occuparsi di questi aspetti internamente, le aziende possono optare per software basati su cloud o servizi professionali esterni.

Sempre più spesso, le aziende decidono di esternalizzare l’elaborazione delle buste paga a società specializzate che gestiscono anche compiti come l’assicurazione, i benefici per i dipendenti e la ritenuta fiscale. Le aziende fintech stanno sfruttando la tecnologia per semplificare questi processi, offrendo un’elaborazione delle buste paga più rapida e conveniente, particolarmente vantaggiosa nelle economie orientate al lavoro e all’outsourcing.

Nello stabilire le loro operazioni locali di payroll in India, le aziende devono sottoporsi a varie procedure di registrazione presso le autorità fiscali e di previdenza sociale, sia a livello nazionale che statale.

In attesa dell’attuazione del Codice del lavoro

In India, quattro nuovi codici del lavoro sono stati approvati dal Parlamento, ma sono ancora in attesa dell’emanazione dei regolamenti di attuazione nei diversi Stati indiani. Il lavoro, secondo la Costituzione indiana, è un tema di competenza concorrente: la legge federale fornisce un quadro di riferimento, ma spetta ai governi statali definire le linee guida di attuazione. I nuovi codici del lavoro mirano a stabilire pratiche lavorative eque e a proteggere i diritti sia dei datori di lavoro sia dei dipendenti, cercando di bilanciare il benessere dei lavoratori con la facilitazione delle attività commerciali nel Paese.

Una volta che saranno attuati, i quattro codici del lavoro unificheranno 29 statuti del lavoro esistenti, il che rappresenta una riforma importante e attesa da tempo. Sebbene alcune disposizioni, come quelle del Codice sui salari del 2019 relative alla commissione consultiva centrale sui salari minimi e del Codice sulla previdenza sociale del 2020 riguardante l’identificazione dei dipendenti e dei beneficiari delle prestazioni legali tramite la carta Aadhar, siano già state notificate e attuate dal Governo centrale, la data effettiva per l’attuazione completa dei nuovi codici è ancora da definire.

Le aziende in India devono quindi prepararsi a gestire i cambiamenti relativi alla conformità con le normative in materia di risorse umane e di buste paga.