Prevenire il rischio di errata fatturazione commerciale in India: checklist per importatori ed esportatori

Il rischio di errata fatturazione commerciale emerge quando i documenti di importazione o esportazione non rispecchiano accuratamente la transazione commerciale sottostante. Può trattarsi, ad esempio, di sovrafatturazione o sottofatturazione, descrizioni incoerenti dei prodotti, codici HS errati, differenze di prezzo ingiustificate, sconti non adeguatamente documentati, ritardi nell’incasso dei proventi delle esportazioni o incongruità tra dichiarazioni doganali, registri bancari, dichiarazioni GST, dichiarazioni fiscali e scritture contabili.

In India, tali discrepanze possono essere oggetto di verifica da parte delle autorità doganali, delle banche, dei revisori legali, delle autorità fiscali e di altri enti di regolamentazione. Le società che effettuano importazioni di elevato valore, esportazioni collegate a regimi di incentivazione, operazioni con parti correlate, approvvigionamenti tramite strutture offshore o dichiarazioni doganali gestite da intermediari devono adottare controlli più rigorosi sulla documentazione e sulle procedure di riconciliazione. 

1. Verificare che i valori delle importazioni e delle esportazioni siano commercialmente giustificabili

Le imprese devono innanzitutto verificare che i valori dichiarati per le importazioni e le esportazioni riflettano l’effettivo accordo commerciale di riferimento. 

Per gli importatori, il valore doganale dichiarato nella dichiarazione di importazione deve essere giustificato da ordini di acquisto, contratti con i fornitori, fatture commerciali, documentazione relativa al trasporto e all’assicurazione, documenti di pagamento e registrazioni contabili. 

Per gli esportatori, il valore dichiarato delle esportazioni deve essere supportato da contratti con gli acquirenti, ordini di acquisto, dichiarazioni di esportazione, packing list, certificati bancari attestanti l’incasso dei proventi dell’esportazione, registri di magazzino e prove dell’effettiva conclusione della vendita. 

Le imprese devono prestare particolare attenzione alle operazioni che coinvolgono: 

• Parti correlate; 
• Hub di approvvigionamento offshore; 
• Intermediari commerciali; 
• Sconti, ribassi o note di credito atipici; 
• Accordi di royalties o di licenza; 
• Importazioni di elevato valore; 
• Esportazioni collegate a regimi di incentivazione; 
• Merci con prezzi di mercato soggetti a forte volatilità; e 
• Operazioni effettuate attraverso molteplici giurisdizioni. 

Una verifica pratica della valutazione deve poter attestare come è stato determinato il prezzo dichiarato, chi lo ha approvato, quali documenti lo giustificano e se lo stesso valore appare in modo coerente nei registri doganali, bancari, fiscali e contabili. 

2. Riconciliare i registri doganali, bancari, GST, fiscali e contabili

Il rischio di errata fatturazione commerciale spesso emerge quando documenti e registrazioni diversi riportano informazioni incoerenti tra loro. Le imprese devono pertanto effettuare periodicamente una riconciliazione tra documenti commerciali, dichiarazioni doganali, registri bancari, dichiarazioni GST, dichiarazioni dei redditi e libri contabili. 

Le discrepanze possono sorgere per motivi legittimi, tra cui la variazione dei tassi di cambio, spedizioni parziali, pagamenti anticipati, note di debito, note di credito, sconti, rifiuti, resi o rettifiche relative ai costi di trasporto. La questione fondamentale è verificare se queste differenze siano adeguatamente documentate e giustificabili. 

È opportuno che le aziende conservino un fascicolo della transazione per importazioni ed esportazioni ad alto rischio, così che i registri possano essere reperiti rapidamente in caso di richiesta di chiarimenti da parte delle autorità doganali, verifiche bancarie, revisione legale, accertamenti fiscali o controlli regolamentari. 

3. Controllare la classificazione dei codici HS e le descrizioni dei prodotti

Una classificazione errata del codice HS può influire sui dazi doganali, sui requisiti di licenza, sul trattamento ai fini GST, sugli incentivi all’esportazione e sulle autorizzazioni regolamentari. 

Le imprese devono verificare che le stesse merci vengano classificate in modo coerente nelle diverse spedizioni. Anche le descrizioni dei prodotti devono corrispondere tra fatture commerciali, packing list, dichiarazioni di esportazione, dichiarazioni di importazione, registri degli acquisti, registri delle vendite e sistemi contabili. 

La verifica deve accertare se: 

• I codici HS sono giustificati da adeguate specifiche tecniche dei prodotti; 
• Merci simili sono classificate in modo coerente; 
• Le descrizioni dei prodotti sono abbastanza specifiche da consentire una corretta verifica doganale; 
• Le modifiche alla classificazione sono state adeguatamente documentate; 
• Le classificazioni predisposte dagli intermediari doganali vengono analizzate internamente; e 
• Le aliquote dei dazi, le esenzioni e le richieste di incentivi vengono applicate correttamente. 

Per gli importatori di apparecchiature tecniche, macchinari, componenti, prodotti chimici, apparecchiature elettroniche, dispositivi medici, prodotti tessili o spedizioni miste, la classificazione HS deve essere considerata come un controllo periodico nell’ambito della conformità commerciale. 

4. Verifica della documentazione relativa agli incentivi all’esportazione  

Gli esportatori che richiedono drawback sui dazi, RoDTEP, RoSCTL o altri benefici collegati agli incentivi all’esportazione devono conservare una documentazione di supporto quanto più rigorosa e completa possibile. Le richieste di incentivo collegate al valore dichiarato delle esportazioni sono maggiormente soggette a verifiche da parte delle autorità competenti. 

Le imprese devono verificare se: 

• I valori delle esportazioni sono commercialmente giustificabili; 
• Le merci spedite corrispondono alla fattura e alla packing list; 
• I dati relativi agli acquirenti sono autentici e completi; 
• I proventi delle esportazioni sono stati incassati entro i termini previsti; 
• Le richieste di incentivo corrispondono a categorie di prodotti ammissibili; 
• I registri degli acquisti, della produzione, del magazzino e delle spedizioni giustificano effettivamente l’operazione; 
• Le note di credito, le merci rifiutate o i resi sono stati correttamente registrati; e 
• Gli importi degli incentivi sono riportati accuratamente nei registri. 

Quando gli incentivi incidono in modo significativo sulla redditività aziendale, gli esportatori devono effettuare revisioni periodiche prima della presentazione delle richieste e nuovamente prima della chiusura e presentazione dei bilanci annuali. 

5. Allineare le operazioni commerciali con parti correlate alla valutazione doganale e al transfer pricing

I gruppi multinazionali devono verificare che la valutazione doganale, il transfer pricing e i criteri contabili adottati siano coerenti e allineati tra loro. 

Le operazioni con parti correlate sono spesso soggette a controlli più approfonditi poiché le autorità doganali e quelle fiscali possono esaminare la stessa transazione da prospettive diverse. Le autorità doganali possono concentrarsi sulla verifica dell’accettabilità del valore dichiarato ai fini dell’applicazione dei dazi, mentre le autorità fiscali possono verificare se i prezzi applicati tra le società del gruppo rispettino il principio di libera concorrenza. 

Una verifica delle operazioni commerciali con parti correlate dovrebbe includere: 

• Accordi di acquisto e vendita infragruppo; 
• Documentazione relativa al transfer pricing; 
• Dichiarazioni di valutazione doganale; 
• Accordi relativi a royalties e canoni di licenza; 
• Modelli di approvvigionamento tramite hub centralizzati; 
• Strutture di produzione conto terzi; 
• Margini applicati ai distributori; 
• Rettifiche di fine anno relative al transfer pricing; e 
• Abbuoni, sconti, rimborsi e commissioni per servizi di gestione. 

Qualora le rettifiche relative al transfer pricing influenzino il valore delle merci importate o esportate, le imprese devono verificare se emergano anche implicazioni doganali. Una rettifica effettuata esclusivamente ai fini fiscali può generare problematiche in ambito doganale se la documentazione commerciale o doganale non risulta correttamente allineata. 

6. Rafforzare il controllo sui broker doganali e sugli intermediari

I broker doganali, gli spedizionieri, gli agenti commerciali e i fornitori di servizi logistici spesso predispongono o supportano la documentazione relativa alle operazioni commerciali internazionali. Tuttavia, importatori ed esportatori rimangono responsabili dell’accuratezza delle dichiarazioni e dei documenti presentati per loro conto. 

Le aziende devono istituire controlli riguardanti: 

• La nomina dei broker e le procedure di due diligence; 
• Le procedure di autorizzazione alla presentazione delle dichiarazioni; 
• La revisione documentale prima dell’invio; 
• L’approvazione dei codici HS e della valutazione doganale; 
• La conservazione dei documenti; 
• La segnalazione delle eccezioni o delle anomalie; 
• Gli audit periodici sui broker; e 
• L’individuazione di valori di spedizione insoliti o di lacune documentali. 

I documenti predisposti dai broker devono essere verificati prima della presentazione, in particolare per beni di elevato valore, spedizioni di parti correlate, esportazioni collegate a incentivi o prodotti soggetti a requisiti di licenza o a particolari complessità di classificazione doganale. 

7. Individuare tempestivamente i segnali di rischio di errata fatturazione commerciale

È bene che le imprese valutino l’opportunità di effettuare un controllo dello stato della documentazione e delle procedure di fatturazione commerciale qualora rilevino uno o più dei seguenti segnali di allarme: 

• I valori doganali differiscono frequentemente dai valori nei pagamenti effettuati; 
• I proventi delle esportazioni vengono incassati in ritardo o solo parzialmente; 
• Lo stesso prodotto viene classificato con diversi codici HS; 
• I valori delle importazioni risultano significativamente inferiori rispetto ai valori di riferimento di mercato; 
• Gli incentivi all’esportazione incidono in modo rilevante sulla redditività aziendale; 
• Le operazioni con parti correlate rappresentano una quota significativa del commercio internazionale dell’impresa; 
• I broker predispongono le dichiarazioni con un limitato controllo interno; 
• La documentazione relativa a fornitori o acquirenti è incompleta; 
• Le richieste di chiarimento da parte delle banche rimangono irrisolte; 
• Le richieste di verifica sulla valutazione doganale sono frequenti; 
• I registri storici relativi alle operazioni commerciali sono difficili da reperire; oppure 
• I registri GST, doganali, bancari e contabili non risultano facilmente conciliabili. 

Queste problematiche vanno affrontate prima che possano determinare una comunicazione ufficiale, una revisione dei valori dichiarati, il recupero di incentivi, una segnalazione agli istituti bancari, una rettifica fiscale o un maggiore controllo regolamentare. 

8. Creare una procedura di controllo della fatturazione commerciale pronta per la revisione

Una procedura efficace di controllo della fatturazione commerciale deve includere: 

• Procedure documentate per i flussi di importazione ed esportazione; 
• Chiara attribuzione delle responsabilità tra le funzioni doganali, finanziarie, fiscali, di tesoreria e operative; 
• Controlli antecedenti alla presentazione delle dichiarazioni relativi a valutazione, classificazione e descrizione dei prodotti; 
• Riconciliazione periodica dei dati doganali, bancari, GST, fiscali e contabili; 
• Verifica delle operazioni con parti correlate; 
• Controllo della documentazione relativa agli incentivi all’esportazione; 
• Monitoraggio e supervisione dei broker doganali e degli spedizionieri; 
• Due diligence sulle controparti commerciali; 
• Protocolli di conservazione dei documenti; 
• Procedure interne di segnalazione per la gestione delle discrepanze; e 
• Controlli periodici sullo stato di conformità alle normative sul commercio internazionale. 

L’obiettivo è quello di individuare e correggere internamente eventuali discrepanze prima che vengano rilevate da autorità di regolamentazione, banche, revisori o autorità fiscali. 

Come possiamo aiutarti  

Dezan Shira & Associates  supporta investitori stranieri, gruppi multinazionali, produttori, importatori, esportatori e società commerciali in materia fiscale, contabile, doganale, di transfer pricing e di conformità alla normativa indiana. 

I nostri consulenti possono assisterti con: 

• Verifiche dello stato della fatturazione commerciale e della documentazione; 
• Revisioni della valutazione doganale; 
• Supporto nella classificazione dei codici HS; 
• Revisione della documentazione relativa agli incentivi all’esportazione; 
• Riconciliazione ai fini FEMA e dei pagamenti; 
• Riconciliazione dei registri GST e dell’imposta sul reddito; 
• Allineamento tra operazioni commerciali con parti correlate e transfer pricing; 
• Pianificazione dei controlli interni; e 
• Preparazione agli audit e supporto nella gestione documentale. 

Le imprese che effettuano importazioni di elevato valore, esportazioni beneficiarie di incentivi, operazioni con parti correlate, adempimenti doganali affidati a intermediari o che presentano carenze documentali irrisolte dovrebbero procedere quanto prima a una valutazione della propria esposizione al rischio. Una verifica strutturata della conformità normativa consente di mitigare il rischio regolatorio, preservare i benefici derivanti dai regimi di incentivazione alle esportazioni, supportare la sostenibilità delle posizioni fiscali e rafforzare il presidio delle operazioni commerciali verso l’India.